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浅析新形势下企业人事档案管理的问题及建议

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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 浅析新形势下企业人事档案管理的问题及建 议 作者:邵艳敏 来源:《管理观察》2010 年第 26 期 摘 要:人事档案是人力资源管理工作中的重要组成部分,是一项政策性、保密性很强的工作, 是国家档案的重要组成部分。完整、准确的员工档案是全面考察,了解,正确评价和使用人才的 重要依据。目前,企业人事档案管理工作中还存在一些问题,如何解决这些问题使企业人事档案 管理工作再上新台阶,更好地为企业和员工服务是值得我们思考的问题。 关键词:新形势下 企业 人事档案 存在问题 几点建议 一、人事档案在企业管理中的作用 人事档案是人力资源管理中的重要组成部分,是一项政策性、专业性、连续性和保密性很 强的工作,是国家档案的重要组成部分,人事档案是企业人事管理过程中形成的,以员工个人为单 位集合起来,以备考察的文字材料。人事档案是企业员工信息的重要载体,历史、全面、真实地 记载着员工个人成长经历、能力和品德、才能。人事档案包括员工个人的经历、家庭情况、社 会关系、工作变动、思想品德、业务能力等方面的材料;学历和专业技术职称材料;政审材料;参 加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励、处分材料;录用、任免、聘用、工资、离退 休、退职、出国、劳动合同、转业退伍、调动等多项内容。 完整、准确的员工档案管理工作是全面考察、了解、正确评价和使用人才的重要依据,是 保证人才队伍素质的重要措施,特别是对干部选拔方面有着重要意义,人力资源部门认真审阅接 受、收集整理员工人事档案为企业决策者提供准确、齐全资料,为合理配置人力资源提供可靠 依据。对企业员工个人而言,档案反映的是其人生的历程,是记*淙松旒5闹匾谰,它真实 地记录了员工个人工作学*过程中的成就及过失,人事档案可提供确定退休年龄,推算提前退休 年龄,工资调整,出具有关证明材料,为评价员工个人提供最基本、最权威的证明材料,因此,人事 档案无论现在还是今后相当长的时期,都有它不可替代的作用。 另方面,员工个人档案材料存放在单位人事部门,使广大职工有种归属感,使他们更好地为企 业发展做好工作,从而有利于各项管理工作的顺利实施。 二、当前企业人事档案管理工作中存在的问题 1.对人事档案重视意识淡薄 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 尽管人事档案在企业管理中起着不可替代的的作用,但随着经济体制改革和人事制度改革 的进一步深入,原来用人单位调人、招人时遵循的先审档,后决定接收的工作流程,在人才流动频 繁的今天被逐渐打破,许多用人单位注重人的实际工作能力,不再先审档再调入。所以有人认为 人事档案没什么用了,作用降低了。有要不要人事档案无所谓的态度 由于人事制度的改革,人才流动更加活跃,部分人在重新择业时追求自身价值的实现,认为人 事档案已失去现实意义,虽已解除劳动合同档案却未能随人走,于是就存在已离开企业工作的人 员其档案还长期滞留在原单位。 目前,有些企业尽管有人事档案管理部门,但这个部门不能为企业带来直接的经济效益,所以 企业决策者对人事档案管理不十分重视,片面认为,人事档案管理是一项简单、无大用处的工作, 没必要耗费太多时间和人力、物力精力。因此在档案管理手段、管理人员等方面存在许多问 题。企业减员增效,人事档案管理人员不足,管理工作量大。在理手段上,没有单独的人事档案管 理软件,管理设备陈旧,配置缺乏。管理人员一直采用手工编辑、检索。工作繁琐。致使档案材 料不能及时归档整理。另外人事档案中资料不完整、收集归档不及时,个人档案材料内容不全, 降低了人事档案管理工作的作用,更谈不上为企业决策者提供真实完整,、准确的第一手材料,如 此总总,势必影响人事档案管理在企业人才资源开发利用中应有的作用。 2.人事档案内容失真现象 真实性是人事档案的生命。但现有档案中档案材料中的部分内容真实性却不高。如:个人 填写的履历表,出生日期,农历公历随意填且不加说明,入党入团时间也是大致一个年月且每次填 写也往往不一致。更改姓名后不写曾用名,不加以说明。有人在填写履历表时能省则省,家庭成 员及主要社会关系都不填等。给档案利用带来困难。 针对新时期企业员工人事档案管理工作中存在的问题,笔者认为应从以下几方面入手管理 利用好人事档案,以使人事档案发挥出应有的作用。 1.加强对人事档案管理工作重要性的宣传,提高企业决策者对档案管理工作的重视。 人事档案关系到企业员工的切身利益,同时也为企业决策者提供完整准确的第一手资料,为 企业决策者合理配置人力资源提供有力依据。但由于人事档案管理工作的特殊性,使得广大员 工乃至企业领导对人事档案工作的了解甚少,对人事档案工作的重要性认识不足。因此要加大 宣传力度,提高企业决策者和员工对人事档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业决策者 宣传有关人事档案管理知识,要让领导及员工充分认识到,人事档案是反映员工综合素质的一个 重要方面,是企业选贤举能的重要依据,是对员工本人进行定位的重要参考。人事档案并不是可 有也可无的,他对员工本人的工作、学*、生活等方面都有着极其重要的影响,人事档案是企业 人力资源管理的重要组成部分。 2.企业人事档案管理要制度化 规范化 管理手段现代化 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 人事档案工作是一项琐碎繁杂的工作,如果没有一定的制度制约,就会陷入无章可循的混乱 状态,因此作为企业的人力资源管理部门,必须结合上级档案管理部门的有关规定,形成一套适合 企业人事档案管理的制度和方法。如:企业人事档案管理规章制度 档案人员岗位责任制 归档制 度 保管制度 借阅制度 查阅制度 和转递制度,按照有关文件要求,做好人事档案材料的收集、鉴 别、整理、归档工作,使人事档案管理更加规范 、完善。保证人事档案管理工作严谨有序进 行。 企业应该努力改善人事档案工作条件,在硬件上配置一些空调、除湿机,设置防火防盗的自 动系统,使档案室设置齐全。建立较为实用的微



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